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Manual de procesos administrativos

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  • Manual de procesos administrativos
    Cargos que intervienen en el proceso
  • Presidente
  • Asistente administrativo
Formatos:

Citación y/o Convocatoria a Reuniones de Junta Directiva

Proceso:

El Presidente de la Asociación envía un correo a la Administración solicitando se cite a reunión de junta directiva, en el cual describe fecha, hora, orden del día y sitio donde se realizará, de esta manera la Administración procede utilizar el formato de la convocatoria trascribiendo los datos de la citación descrita por el presidente y se envía teniendo en cuanta la citación a todos los miembros de junta. Posteriormente la administración se encarga de registrar las confirmaciones que llegan al correo, también se realiza la tarea de confirmar asistencia vía telefónica, y por último se replica la citación para todos los miembros de la Junta que no hayan confirmado la asistencia. Las Reuniones de Junta por lo general se realizan en la sede administrativa de la Asociación Calle 94 No. 15-32 Ofc. 609 de la ciudad de Bogotá, y la organización para estas está a cargo de la administración donde se gestiona en primer lugar la compra de tiquetes para aquellos miembros que residen fuera de Bogotá, previamente confirmado con los cada uno de los doctores, y en segundo lugar la administración presta toda la atención a los diferentes requerimientos que surjan en el trascurso de la reunión, ya bien del servicio de cafetería, documentación, tramites e información de la asociación.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
  • Junta directiva
  • Comité de publicación de información
Formatos:

Ninguno

Proceso:

La Administración recepciona y atiende todas las llamadas que realicen al teléfono fijo o celular, y de acuerdo a la información general y documental que tiene de la Asociación da respuesta a cada llamada, si surge alguna duda de la llamada recibida que la administración no pueda resolver en ese momento, el(la) asistente administrativo(a) consulta al presidente o junta directiva para así poder dar la información que requieran, también se sugiere que la inquietud o solicitud la envíen al correo acmfr@acmfr.org para dar una respuesta más clara por este medio, después de la consulta a las directivas.

En cuanto a todos los correos electrónicos que llegan a acmfr@acmfr.org e-mail que maneja la administración se revisan y dependiendo de la información se redireccionan al presidente, a la junta directiva o a la persona que corresponda y que pueda tratar el tema, por lo general los correos que llegan y que pueden ser de interés general para los asociados son consultados primero a la junta directiva y al comité de publicación de información, para confirmar si pueden ser enviados a todos los miembros, una vez avalado por las directivas o el comité se envía a todos los asociados.

El trato a la correspondencia recibida en físico es similar a los correos electrónicos pues siempre se debe informar y consultar a las directivas y al comité de publicación de información en donde la administración atiende las indicaciones de estos dos órganos de la ACMFR. La correspondencia física se debe archivar en la carpeta de Correspondencia Recibida y se debe indicar si ya se dio respuesta en caso que así lo requiera. Igualmente se debe archivar la correspondencia enviada físicamente con prueba de recibido en caso de ser necesario o en digital en caso que no tenga un requisito de comprobación.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Junta directiva
  • Administración
  • Comité Organizador de Eventos
  • Operador Logístico de Eventos
Formatos:

Contratos según servicio o producto

Proceso:

La Junta Directiva quien es el órgano que gobierna las actividades de la Asociación, se encarga de revisar, evaluar y aprobar las propuestas y cotizaciones que el presidente solicita para el funcionamiento de la agremiación y las diferentes actividades que realiza la asociación, esto abarca la sede administrativa, las publicaciones de la revista, la administración e imagen de la Asociación en las redes sociales y pagina web y el trabajo que se ejecuta en las actividades académicas (Simposios y Congresos); Todo pasa por el filtro de la junta directiva quien decide qué servicio o producto tomar, legalizándolo con la firma de un contrato por parte del presidente o representante legal, que se adecua de acuerdo al servicio o producto que se adquiere.

Igualmente, el presidente definirá que temas de contratación desea llevar a decisión de la Junta Directiva, excepto en los casos que los estatutos indiquen montos que requieran aprobación de la Junta Directiva.

Dependiendo del servicio o producto que el presidente o la Junta Directiva requiera, pide a la administración realice las solicitudes de cotizaciones y propuestas, una vez allegadas esta las recepciona y las envía a la junta o al presidente para su evaluación, después de que es aceptada, la junta notifica a la administración y esta procede a realizar todos los tramites de legalización de toma del servicio o producto con el proveedor. En el caso especial de las actividades académicas intervienen el presidente, la junta directiva, el comité organizador de eventos y el operador logístico de eventos donde este último informa y remite a la junta y al comité las diferentes cotizaciones y propuestas de los proveedores, donde las evaluaran y decidirán, así mismo notificaran al operador logístico quien procederá a legalizar la de toma del servicio o producto con el proveedor, mediante una orden de compra o contrato según sea el caso.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Junta directiva
  • Administración
  • Operador Logístico
Formatos:

Facturación

Proceso:

Todo ingreso realizado a la Asociación debe tener como soporte una Factura, la cual debe ser elaborada por la Administración.

Según sea el caso el presidente, la tesorería o el operador logístico de eventos deben informar oportunamente a la Administración para que proceda a elaborar Factura.

Por lo general las facturas se realizan para las actividades académicas (Simposios y Congresos), estas facturas se deben realizar teniendo en cuanta el acuerdo y la forma de pago pactada a que llegaron el operador logístico con el cliente. Por lo cual la Administración enviara y radicara la factura en original y copia, la cual debe ser firmada por el cliente y archivada en la carpeta de facturación.

Luego se iniciará el cobro de dicha cartera, la cual debe estar cancelada en un plazo mínimo de 30 días máximo 60 días teniendo en cuenta también lo pactado. En caso de no ser cancelada oportunamente la Administración deberá llamar al cliente y solicitarle la cancelación de esta, si ya excede la fecha se reportara a Tesorería y al Revisor Fiscal, quienes gestionaran con mayor medida el cobro de la factura hasta con cobro jurídico. Mensualmente la Administración estará en cargada de reportar al presidente, a tesorería y al revisor fiscal el registro de facturas y las observaciones de la cartera.

Toda factura que sea cancelada debe archivarse con su respectivo soporte en COMPROBANTES DE INGRESO.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
  • Operador Logístico de Eventos
  • Tesorería
  • Contaduría
Formatos:

Comprobante de egreso

Proceso:

Todas las facturas y cuentas de cobro que lleguen a la Administración ya bien radicadas por los proveedores o reportada por el operador logístico de eventos, de forma electrónica o física, las recibirá y radicara con la fecha de dicho recibo, posteriormente se confirmara con el departamento contable las retenciones a aplicar, una vez hecho esto se reportara a Tesorería con una relación de los pagos por hacer para que de esta manera el Tesorero(a) efectué el pago según sea el caso, una vez hecho el pago, tesorería reportará a la Administración quien entregara un registro de los pagos al departamento contable para que elabore los comprobantes de egreso y se archive en la carpeta correspondiente. Tanto las facturas, cuentas de cobro y demás costos fijos que no están soportados con factura, se pagarán en los 10 primeros días de cada mes.

La Tesorería aprobará y realizará mediante transacción electrónica preferiblemente o en cheque los pagos reportados por la Administración. Todo pago realizado debe constar en un Comprobante de Egreso que elaborara el Departamento Contable.

Este documento debe estar soportado por la copia de la transacción y la factura a pagar, después debe archivarse en una carpeta denominada COMPROBANTES DE EGRESO. Quien lo archiva?

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Departamento Contable
Formatos:

Estados financieros

Proceso:

Los insumos para entregar al contador por parte de la administración son cuales? Cuando los debe entregar?

El Departamento Contable elaborara y remitirá mensualmente (cuando?) un informe a la Junta Directiva y también reportara los estados financieros cuando la junta lo requiera en especial para las reuniones y asambleas.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
Formatos:

Planilla de correspondencia enviada y planilla de correspondencia recibida

Proceso:

La Administración tiene bajo dirección y custodia el manejo de todo archivo físico y electrónico o digital de la Asociación que vela por su orden y mantenimiento.

1. Manejo de documentos y archivo físico

Las siguientes son las carpetas que se encuentran abiertas en la Asociación para el archivo de los documentos:

  • Correspondencia Enviada (La Administración ingresa y archivarla en esta carpeta, todas las cartas emitidas por la Asociación)
  • Correspondencia Recibida (La Administración ingresa y archivarla en esta carpeta, todo la correspondencia recibida después de ser notificada a las directivas, presidente, junta directiva o a quien corresponda y que pueda tratar el tema)
  • Ordenes de Servicio
  • Extracto Bancarios
  • Comprobantes de Ingreso
  • Soportes de Pagos
  • Facturación ACMFR
  • Documentos Legales
  • Contratos Clientes
  • Banco de Hojas de Vida Miembros
  • Archivo años anteriores
  • Informes de Eventos (Simposios y Congresos) emitidos por el operador logístico.
2. Manejo de documentos y archivo electrónicos

La Administración maneja en su computador las siguientes Archivos (carpetas) que contienen información de la Asociación.

  • Correspondencia Enviada (La Administración ingresa y archivarla en esta carpeta, todas las cartas emitidas por la Asociación)
  • Asociados
  • Contratos
  • Correspondencia
  • Documentos Legales
  • Financiero
  • Gestión de Calidad
  • Imagen
  • Impuestos
  • Informes
  • Mercadeo
  • Proyectos Especiales
  • Varios
    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
  • Junta Directiva
  • Asamblea
Formatos:

Ninguno

Proceso:

Dentro de los Estatutos Vigentes de la Asociación en su Artículo 9 está establecido la afiliación o incorporación a la Agremiación.

Artículo 9. Requisitos para la admisión
  • Podrán ser miembros activos, los fundadores de la Asociación, los miembros actuales y los profesionales que reúnan los siguientes requisitos:
    • Estar legalmente calificados para ejercer la especialidad de la Medicina Física y Rehabilitación en la República de Colombia.
    • Presentar una solicitud de ingreso acompañada de la hoja de vida y la certificación respectiva. Dicha solicitud deberá ser presentada por un mínimo de dos (2) miembros activos de la Asociación. El aspirante debe estar presente en la Asamblea donde sea presentado.
  • Para ser aceptados como miembro honorario, los candidatos deberán ser propuestos por uno de los miembros activos a la Junta Directiva de la Asociación, la cual, previa aprobación la someterá para su aceptación a la Asamblea General en donde deberá ser aceptado por unanimidad.
  • Para ser aceptados como miembros correspondientes, los candidatos deberán ser propuestos por uno de los miembros activos a la junta Directiva de la Asociación, la cual someterá el nombre para su aprobación, la cual se obtiene por mayoría de votos.
  • Para ser miembro emérito, el miembro activo que cumpla con los requisitos, presentará solicitud escrita del cambio de categoría a la Junta directiva, quien verificará la información y presentará la proposición a la Asamblea General, que ratificará la decisión.
  • Los miembros adherentes comenzaran a ser parte de la asociación en el momento en que los directores de las escuelas envíen el nombre y la hoja de vida de los aspirantes, a la secretaría de la Asociación.

El proceso se inicia con la recepción por parte de la Administración de los documentos y requisitos exigidos para el ingreso a la asociación o cambio de categorías de la membresía, posteriormente la administración se encargara de presentarlos a la Junta Directiva quienes revisaran, evaluaran y aprobaran el ingreso o el cambio de categoría, por último la Asamblea ratificara lo aprobado en la Junta Directiva. Para legalizar el ingreso a la Asociación, la Administración se encarga de notificar lo aprobado y ratificado por la Asamblea y solicitar a los nuevos miembros el pago de la afiliación que corresponde a 20% de un salario mínimo del año en que ingresen y un porcentaje de la anualidad dependiendo del mes en que se confirme la afiliación, una vez recepcionado el pago la Administración se encarga de registrar los nuevos miembros en la lista general y oficial de Asociados.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
  • Departamento contable
  • Revisor Fiscal
Formatos:

Los señalados por las entidades de control

Proceso:

La actualización y/o renovación de datos y documentos de la Asociación ante las entidades de control del Estado está a cargo del Departamento Contable y el Revisor Fiscal, quienes realizan estos trámites directamente con las entidades utilizando los medios electrónicos, ya que cada entidad facilita por su página web que se hagan estos trámites, en caso de no ser posible realizarlo por este medio el departamento Contable y el Revisor Fiscal facilitaran todos los documentos a la Administración para que gestione con un poder especial del presidente o representante legal otorgado al(la) Asistente Administrativo(a) la terea de actualizar, renovar o solicitar cambios (Renovación resolución de facturación, aporte de documentos alcaldía de Bogotá, cámara de comercio y demás)en los documentos legales de la Asociación.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Departamento contable
  • Tesorería
  • Administración
Formatos:

Los requeridos para cada uno de los impuestos que paga la ACMFR

Proceso:

Determinar cuales son los impuestos usuales y cada cuanto se presentan y que insumos entrega la administración.

La Liquidación de Impuestos está a cargo del Departamento Contable quien reporta a Tesorería para la revisión y aprobación del pago, y este a su vez realiza el pago en conjunto con la Administración a través de transacción electrónica o cheque, y la administración deja constancia del mismo y por último se reportando y nuevamente al departamento contable para el registro y control.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
  • Tesorería
  • Departamento contable
Formatos:

Registro Mensual de Gastos de Caja Menor

Proceso:

Por autorización de Tesorería la Administración maneja una caja menor de $300.000 reembolsable en el momento en que se agote. La Administración utiliza el formato de Registro Mensual de Gastos de Caja Menor que reporta mensualmente al Departamento Contable con todos los soportes originales respectivos de los gastos que se realizaron. Una vez agotados los fondos de la caja menor se reporta a Contabilidad y a Tesorería para, donde el Departamento Contable después de su revisión autoriza el reembolso y Tesorería lo realiza.

Los soportes de cada caja menor se deben archivar con el comprobante de egreso respectivo. Es importante anotar que los gastos que se consideran de caja menor no pueden ser mayores a $100.000, los demás gastos deben cumplir el procedimiento de pago a proveedores.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Presidente o Representante Legal
  • Administración
Formatos:

Citación y/o Convocatoria a Asamblea Ordinaria o Extraordinaria

Proceso:

El Presidente de la Asociación envía un correo a la Administración solicitando se cite ya bien a asamblea ordinario o extraordinaria, en el cual describe fecha, hora, orden del día y sitio donde se realizara, de esta manera la Administración procede utilizar el formato de la convocatoria trascribiendo los datos de la citación descrita por el presidente y se envía teniendo en cuanta la citación a todos los miembros activos en este caso teniendo en cuenta los tiempos establecidos en los estatutos para la convocatoria . Posteriormente la administración se encarga de registrar las confirmaciones que llegan al correo, también se realiza la tarea de confirmar asistencia vía telefónica, y por último en el caso de las citaciones para asamblea ordinaria o extraordinaria se replica la citación para todos los miembros activos que no hayan confirmado la asistencia ni por correo ni vía telefónica. En el caso de las asambleas ordinarias o extraordinarias estas por lo general se realizan dentro de los eventos académicos de la Asociación (Simposios o Congresos) donde por lo general asisten la mayoría de los asociados o en su defecto en el salón de reuniones de la sede administrativa de la Asociación y la organización para estas también está a cargo de la administración donde presta toda la atención a los diferentes requerimientos que surjan en el trascurso de la asamblea, ya bien del servicio de cafetería, documentación, tramites e información de la asociación.

    Cargos que intervienen en el proceso
  • Administración
  • Junta Directiva
  • Comité de Publicación de Información
Formatos:

Registro Oficial de Miembros de la Asociación

Proceso:

Con el fin de mantener el orden y actualizada la base de datos de los Asociados la Administración realiza los siguientes procesos:

  • Envió a correos electrónicos de los asociados comunicados de las directivas solicitando la actualización de datos.
  • Control de llamadas a teléfonos fijos y celulares registrados de cada uno de los miembros insistiendo en la actualización de datos (dentro de esta gestión se le pregunta a cada uno de los miembros que datos autoriza publicar en el directorio de miembros de la página web de la Asociación).
  • Envió a correos electrónicos de los asociados cuentas de cobro e parte de Tesorería por concepto de anualidad(es); y control e insistencia del pago vía telefónica.
Manejo de la Base de Datos
  • La base de datos registra el estado de cuenta actualizado mes a mes de cada miembros por concepto de pago de anualidades y la actualización de datos, el cual se reporta mensualmente al comité de Publicación de Información quien actualiza el directorio de miembros en la página web de la Asociación y a la Junta Directiva cuando lo requiere.
  • La base de datos cuenta con las siguientes casillas para su registro, control y manejo de la información: No. De Afiliados, Nombres, Apellidos, Cédula de Ciudadanía, Ciudad, Dirección de Residencia, Teléfono de Residencia, Dirección de Consultorio, Teléfono de Consultorio, Email, Celular, Institución(es) donde labora, observaciones y el registro de pago de anualidades desde el 2009 a 2016. (fecha de afiliación?)
  • Afiliados potenciales
    Cargos que intervienen en el proceso
  • Junta Directiva
  • Comité Organizador de Eventos
  • Comité de Publicación de Información
  • Operador logístico de Eventos
  • Administración
Formatos:

Imagen del Evento de acuerdo a la Actividad académica

Proceso:

Con el fin de promover y promocionar los diferentes eventos académicos que realiza la Asociación esta utiliza cada uno de sus agentes:

Junta Directiva

La Junta Directiva está encargada de enmarcar las actividades o eventos que realizara la asociación en un periodo determinado.

Comité Organizador de Eventos

El Comité Organizador de Eventos gestiona todo el proyecto (actividad o evento académico) y lo promueve y promociona a nivel nacional e internacional.

Comité de Publicación de la Información

El Comité de Publicación de la Información actualiza y publica en las redes sociales y la página web de la asociación toda la información de los eventos.

Operador logístico de Eventos

El Operador logístico de Eventos gestiona las participaciones comerciales, inscripciones y utilización del espacio de los eventos, así mismo promociona también los actividades que tiene en marcha la asociación.

Administración

La Administración atiende vía telefónica y por email dando información y aclarando las diferentes inquietudes que les surjan a los interesados en las actividades de la Asociación y remitiéndolos al operador logístico.