Manual de procesos administrativos

Inicio 5 Nosotros 5 Manual de procesos administrativos

Manual de procesos administrativos

Inicio | Manual de procesos administrativos | Asociación Colombiana de Medicina Física y Rehabilitación

1. Citación y Organización de Juntas Directivas de la ASCMFyR

Cargos que intervienen en el proceso

  Presidente

  Asistente administrativo

Formatos:

Citación y/o Convocatoria a Reuniones de Junta Directiva

Proceso:

El Presidente de la Asociación envía un correo a la Administración solicitando se cite a reunión de junta directiva, en el cual describe fecha, hora, orden del día y sitio donde se realizará, de esta manera la Administración procede utilizar el formato de la convocatoria trascribiendo los datos de la citación descrita por el presidente y se envía teniendo en cuanta la citación a todos los miembros de junta. Posteriormente la administración se encarga de registrar las confirmaciones que llegan al correo, también se realiza la tarea de confirmar asistencia vía telefónica, y por último se replica la citación para todos los miembros de la Junta que no hayan confirmado la asistencia. Las Reuniones de Junta por lo general se realizan en la sede administrativa de la Asociación Calle 94 No. 15-32 Ofc. 609 de la ciudad de Bogotá, y la organización para estas está a cargo de la administración donde se gestiona en primer lugar la compra de tiquetes para aquellos miembros que residen fuera de Bogotá, previamente confirmado con los cada uno de los doctores, y en segundo lugar la administración presta toda la atención a los diferentes requerimientos que surjan en el trascurso de la reunión, ya bien del servicio de cafetería, documentación, tramites e información de la asociación.

2. Proceso de Recepción y Atención de llamadas telefónicas, correos electrónicos y manejo de correspondencia recibida

Cargos que intervienen en el proceso

   Administración

   Junta directiva

   Comité de publicación de información

Formatos:

Ninguno

Proceso:

La Administración recepciona y atiende todas las llamadas que realicen al teléfono fijo o celular, y de acuerdo a la información general y documental que tiene de la Asociación da respuesta a cada llamada, si surge alguna duda de la llamada recibida que la administración no pueda resolver en ese momento, el(la) asistente administrativo(a) consulta al presidente o junta directiva para así poder dar la información que requieran, también se sugiere que la inquietud o solicitud la envíen al correo acmfr@acmfr.org para dar una respuesta más clara por este medio, después de la consulta a las directivas.

En cuanto a todos los correos electrónicos que llegan a acmfr@acmfr.org e-mail que maneja la administración se revisan y dependiendo de la información se redireccionan al presidente, a la junta directiva o a la persona que corresponda y que pueda tratar el tema, por lo general los correos que llegan y que pueden ser de interés general para los asociados son consultados primero a la junta directiva y al comité de publicación de información, para confirmar si pueden ser enviados a todos los miembros, una vez avalado por las directivas o el comité se envía a todos los asociados.

El trato a la correspondencia recibida en físico es similar a los correos electrónicos pues siempre se debe informar y consultar a las directivas y al comité de publicación de información en donde la administración atiende las indicaciones de estos dos órganos de la ACMFR. La correspondencia física se debe archivar en la carpeta de Correspondencia Recibida y se debe indicar si ya se dio respuesta en caso que así lo requiera. Igualmente se debe archivar la correspondencia enviada físicamente con prueba de recibido en caso de ser necesario o en digital en caso que no tenga un requisito de comprobación.

3. Proceso de contratación de proveedores de la ASCMFyR.

4. Elaboración de Facturación y Cobro de Cartera de la ASCMFyR

5. Realización de pagos y elaboración de egresos

6. Elaboración Mensual de Informe Contable de la ASCMFyR

7. Manejo de Archivo Físico y Digital de la ASCMFyR

8. Afiliación de Miembros ASCMFyR (De acuerdo a lo establecido en los estatutos vigentes)

9. Renovación de documentos legales (Registro Único Empresarial y Social, Cámara de Comercio, DIAN, Secretaria de Hacienda y demás entidades)

10. Liquidación y pago de Impuestos

11. Manejo de Caja menor

12. Coordinación y Citación Asamblea General y Asamblea Extraordinaria de Asociados

13. Manejo y gestión de las Bases de Datos de Asociados de la ASCMFyR

14. Difusión de Actividades de la ASCMFyR